Risken med skugg-AI inom organisationen
Alla pratar om AI som en ny väg in i organisationer, genom exempelvis prompt injection, AI-assisterad phishing, förgiftade modeller och klonade röster. De hoten är verkliga. Men en av de mest omedelbara riskerna med skugg-AI i offentlig sektor kan vara betydligt enklare: att medarbetare av misstag matar in konfidentiell information i verktyg de använder varje dag. Det kan förvandla en vanlig arbetsuppgift till en GDPR-incident, ett sekretessbrott och ett kostsamt problem för organisationen. I vissa fall kan konsekvenserna dessutom sträcka sig bortom organisationen och drabba de berörda medarbetarna direkt.
Fallet med Försäkringskassan i Sverige visar exakt hur detta kan hända. Ingen angripare tog sig in. Inget system hackades. Medarbetare använde ett AI-baserat verktyg i sitt vanliga arbete och konfidentiell information hamnade där den inte skulle vara.
Vad som hände på Försäkringskassan
Två handläggare på Försäkringskassans avdelning för internationell vård behövde översätta klienters intyg och journaler. De klistrade in texten i Google Translate utan att först rensa bort personuppgifterna. Händelserna inträffade i februari och april i år.
Google Translate är tillåtet på myndigheten. Att klistra in oredigerade personuppgifter i tjänsten är det inte. Eftersom materialet omfattades av sekretess var myndighetens hållning att uppgifterna hade röjts i samma stund som de lämnade verksamheten, oavsett vad som sedan hände med dem.
Båda ärendena gick till Försäkringskassans personalansvarsnämnd, PAN, det interna organ som prövar disciplinärenden vid större svenska myndigheter. I slutet av augusti beslutade nämnden att åtalsanmäla båda handläggarna. Myndighetens presstjänst uppgav för Publikt att anmälan gjordes eftersom det finns skälig misstanke om brott mot tystnadsplikten. Presstjänsten tillade att ingen av medarbetarna misstänks ha handlat med uppsåt.
Ingen angrep Försäkringskassan. Inget krypterades, inga inloggningsuppgifter stals och ingen lösensumma krävdes. Hela incidenten bestod av text som flyttades från ett ärendehanteringssystem till en webbläsarflik.
Myndigheten friades. Medarbetarna gjorde det inte.
Detaljen som gör fallet värt en styrelses uppmärksamhet är den som rapporteringen till stor del har gått förbi. Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, har prövat ett av de två fallen och kommit fram till att myndigheten inte kan klandras, enligt Arbetsvärlden. Det andra fallet är fortfarande under prövning. På dataskyddsspåret klarade sig alltså organisationen utan anmärkning.
Det straffrättsliga spåret landade i motsatsen. Myndighetens egen promemoria till nämnden hänvisade till brottsbalken och konstaterade att den som röjer en uppgift hen är skyldig att hemlighålla kan dömas till böter eller fängelse. Röjande av oaktsamhet räcker för böter. Utredningen fann inget uppsåt att bryta mot någon regel utan satte orsaken till arbetsbelastning och bristande uppmärksamhet. Myndighetens hållning var att den skillnaden spelar mindre roll än resultatet. Uppgifterna röjdes oavsett.
Läs de två utfallen tillsammans så blir slutsatsen obekväm. En organisation kan klara en dataskyddsgranskning och samtidigt se två av sina medarbetare åtalsanmälda på exakt samma sakförhållanden. Ansvaret enligt GDPR ligger hos den personuppgiftsansvarige, alltså hos organisationen. Tystnadsplikten ligger hos personen vid skrivbordet. En styrelse som betraktar ”vi följer GDPR” som hela svaret på AI-risk har bara besvarat en av de två frågor som ställs. Det är inte den fråga som avslutar karriärer.
Till detta kommer en följd som ingen ursäkt tar tillbaka. Arbetsvärlden konstaterar att materialet, när det väl nått Googles servrar, ligger där företagets egen AI-assistent kan hantera och träna på det. Att stänga en webbläsarflik hämtar inte hem det igen. Det är också därför det lönar sig att i förväg veta vilken rapporteringsklocka en viss händelse startar, eftersom svaret avgör vad ni är skyldiga att göra, gentemot vem och inom vilken tid.
Varför det godkända verktyget inte var det som användes
Den mest användbara delen av historien är mekanismen, eftersom den har mycket lite med svensk socialförsäkring att göra och desto mer med varje organisation som inför AI under tidspress.
Båda handläggarna uppgav i utredningen att omkring 90 % av de handlingar de hanterar behöver översättas. Myndigheten har visserligen ett internt AI-verktyg som håller informationen kvar på de egna servrarna. Det verktyget är fortfarande under utveckling och klarar ännu inte alla språk. Uppgiften kommer från avdelningschefen Andreas Spång, som uttalade sig generellt till Arbetsvärlden och inte om de två enskilda fallen. Det säkra verktyget täckte inte språket framför dem. Det osäkra gjorde det, direkt och utan kostnad.
Samtidigt pekade trycket åt ett enda håll. Avdelningen har arbetat under ett särskilt regeringsuppdrag för att komma ifatt i två och ett halvt år. Sedan 2025 har Försäkringskassan dessutom ett uppdrag att integrera AI i verksamheten, skärpt inför 2026 sedan regeringen uttryckt missnöje med takten. Thomas Åding, avdelningsordförande för ST på myndigheten och ledamot i nämnden som fattade beslutet, sade till Arbetsvärlden att svaret vid varje möte med regeringen sedan 2024 har varit att effektivisera med AI. På invändningar om hanteringen av känslig information svarade civilminister Erik Slottner i slutet av 2025 till Sveriges Radios P3 Nyheter att ”vi kommer se en del misstag och fel här och där”. Politiken räknade alltså med misstagen. Vad den inte avgjorde är vem som bär dem. Svaret hittills är varken departementet, myndigheten eller leverantören.
Så börjar skugg-AI i de flesta organisationer. Inte i trots och sällan i okunskap om policyn. Det börjar i glappet mellan vad det sanktionerade verktyget klarar och vad arbetsuppgiften framför någon faktiskt kräver. Glappet vidgas varje gång ledningen ber om högre produktion utan att täppa till det. Fråga vilka av era team som just nu uppmanas att gå snabbare med AI medan det godkända verktyget ännu inte gör det de behöver. Den listan är er exponering.
Incidenten som er säkerhetsplattform inte ser
Det är värt att stanna upp vid vad den här incidenten inte genererade. Ingen skadlig kod kördes. Ingen avvikande inloggning dök upp. Ingen stor utgående filöverföring registrerades. Ingen DLP-regel löste ut, eftersom ingenting någonsin bifogades. Text flyttades från ett ärendehanteringssystem till en webbläsarflik på en tillåten webbplats, ett händelseförlopp som de flesta säkerhetsplattformar registrerar som ett besök på en översättningstjänst och inget mer.
Rapporteringen säger inget om hur någon av händelserna upptäcktes. Den tystnaden förtjänar uppmärksamhet. Om ni inte kan beskriva i en mening hur er organisation skulle få veta att en medarbetare klistrade in en journal eller en personalakt i en publik modell i morse, då skulle ni inte få veta det. Ni skulle få veta det på samma sätt som nämnden fick veta det: senare och från någon annan.
Att upptäcka den här typen av händelse är ett annat problem än att upptäcka intrång. Det kräver insyn i vilka AI-tjänster medarbetarna faktiskt använder, vad som lämnar organisationen genom dem och vilka av kontona som tillhör verksamheten snarare än privatpersonen. Mycket lite av det syns i en traditionell endpoint- eller perimetervy.
Sverige har redan publicerat regelboken
Inget av det här skedde i ett regulatoriskt vakuum. Den 21 januari 2025 publicerade Digg och IMY nationella riktlinjer för användning av generativ AI inom offentlig förvaltning, framtagna på ett regeringsuppdrag från juli 2024. Vid lanseringen omfattade de 18 riktlinjer inom ledning och ansvar, informationssäkerhet, upphovsrätt, dataskydd, etik, arbetsrätt och anskaffning. De är offentliga, kostnadsfria och skrivna för precis den här situationen.
IMY har sedan dess pekat ut AI i offentlig sektor som ett av tre prioriterade områden för tillsyn och vägledning under 2026, vid sidan av barn och unga samt brottsbekämpande myndigheters behandling. För en kommun eller en region är det ingen avlägsen signal. Myndigheten har i förväg talat om var den tänker titta. Parallellt bygger Försäkringskassan och Skatteverket AI-verkstaden, en gemensam nationell miljö som ska hjälpa myndigheter, kommuner och regioner att utveckla och testa AI säkert. Att den behövs säger något om hur brett kapacitetsglappet har blivit.
På EU-nivå är den skyldighet som oftast förbises artikel 4 i AI-förordningen. Den har gällt sedan den 2 februari 2025 för varje användare av ett AI-system, myndigheter inkluderade. Den kräver åtgärder för att bygga AI-kompetens hos de medarbetare som hanterar systemen. Digital Omnibus om AI, i kraft sedan slutet av juli 2026, sköt upp de tyngre högriskkraven för system enligt bilaga III till december 2027 och mjukade upp formuleringen i artikel 4 från att säkerställa en tillräcklig nivå till att stödja utvecklingen av AI-kompetens. Datumet flyttades inte. För en organisation som inte har vidtagit några åtgärder alls förändrar uppmjukningen ingenting, eftersom frågan en tillsynsmyndighet ställer är vilka åtgärder ni faktiskt vidtog.
En precisering är värd att göra, eftersom det ofta blandas ihop. Det här är ingen NIS2-incident i vanlig mening. Ingen tjänst stördes och inget nätverk utsattes för intrång, så rapporteringsskyldigheterna i cybersäkerhetslagen är inte de som aktiveras. Det som aktiveras är dataskyddslagstiftningen och sekretessreglerna, som löper på sin egen tidtabell. Om er organisation omfattas av cybersäkerhetslagen är en separat fråga och värd att reda ut separat.
Frågor värda att ställa i den egna organisationen
Ingen av de användbara frågorna här kräver en budgetprocess för att besvaras. Den första är om det sanktionerade verktyget faktiskt klarar arbetet. För varje uppgift där medarbetare i dag griper efter en publik AI-tjänst bör någon kunna namnge de språk, filtyper och dokumentformat som det godkända alternativet inte hanterar i dag. Den listan är där nästa incident uppstår.
Den andra är en upptäcktsfråga. Om någon klistrade in en akt i en webbläsarflik i morse, vilken logg skulle visa det? Vem läser den loggen? Den tredje är en styrningsfråga, tråkigare men inte mindre viktig: vem undertecknar sekretessbedömningen för varje AI-användningsområde? När skrevs den senaste? En bedömning som finns men är två år gammal beskriver ett verktyg som inte längre beter sig likadant.
Den fjärde frågan avgör de tre andra. När en utredning konstaterar att riktlinjerna var tydliga, fråga hur lång tid de tar att läsa och när medarbetarna senast hade den tiden. Thomas Ådings svar till Publikt var att reglerna är tydliga nog om man lusläser varje dokument och att det inte blir mycket tid kvar för läsning när nästan allt går åt till att klara ärenden snabbare. En policy som ingen hinner läsa är inte en kontroll. Den är en anteckning om vad ni hade tänkt er.
Noggrannhet var inte den kontroll som saknades
Båda handläggarna beskrivs av sina egna chefer som noggranna. Utredningen fann inget uppsåt att bryta mot någon regel. Det den fann var arbetsbelastning och bristande uppmärksamhet, i en organisation som hade skrivit rätt policy, tillåtit rätt verktyg och tydligt talat om för medarbetarna vad som gällde. Noggranna medarbetare, skrivna regler och ett godkänt verktyg ledde ändå fram till en åtalsanmälan, eftersom inget av de tre täppte till glappet mellan arbetet som skulle göras och verktygen som fanns att göra det med. Vilar er egen AI-styrning på samma tre saker vilar den på precis det som fallerade här.
This post is also available in:
English
